Ein Projekt des IT-Planungsrates.
In der Bundesrepublik Deutschland werden in Bund, Ländern und Kommunen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme unterschiedlicher Hersteller angewendet. Insbesondere aufgrund der zunehmenden Vorgaben und Erwartungen im E-Government an eine zügige und elektronische Bearbeitung von Geschäftsprozessen mit Bürgern und Unternehmen steigt der Bedarf, Objekte der Schriftgutverwaltung (Akten, Vorgänge und Dokumente) zwischen den eingesetzten Systemen auszutauschen und in arbeitsteiligen, IT-gestützten Verwaltungsprozessen zu bearbeiten.
Der Standardisierungsbedarf auf dem Gebiet des Austauschs von Akten, Vorgängen und Dokumenten wurde durch Entscheidung des IT-Planungsrates in die Standardisierungsagenda (Fassung vom 11. Juni 2012) aufgenommen und damit die detaillierte Beschreibung dieses Standardisierungsbedarfs veranlasst.
Für die Bearbeitung des Standardisierungsbedarfs wurde das Vorgehensmodell der Standardisierungsagenda des IT-PLR zugrunde gelegt. Unter der Federführung des Ministeriums für Inneres, Sport und Infrastruktur in Rheinland-Pfalz wurde das Fachgremium „Standardisierung des Austauschs von Akten, Vorgänge und Dokumenten (AVD)“ gebildet, das diesen Bedarf bearbeitet. Durch Beteiligung von Fachleuten aus Bund, Ländern, Kommunen und öffentlichen Körperschaften, die ihrerseits unterschiedliche Fachbereiche (u. a. Allgemeine Verwaltung, Archiv, Ausländerwesen, Informationstechnik, Justiz) repräsentieren, wird sichergestellt, die Anforderungen in ihrer Breite und Tiefe zu erfassen.
Das Vorgehensmodell sieht als ersten Schritt die Beschreibung des Bedarfs in fachlicher und technischer Hinsicht vor, so dass in einer späteren Phase eine Auswahl zwischen verschiedenen Lösungen getroffen werden kann. Durch die Veröffentlichung und gezielte Verbreitung der Bedarfsbeschreibung in den Ländern wird Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben. Das Fachgremium übernimmt anschließend die Bewertung und Einarbeitung der eingegangenen Stellungnahmen. Nach der Finalisierung der Bedarfsbeschreibung wird das Fachgremium AVD auf Basis der in der Beschreibung festgelegten Kriterien eine Bewertung der bestehenden Lösungen erarbeiten und diese erneut der Öffentlichkeit zur Stellungnahme vorlegen. Wenn diese verarbeitet wurden, wird dem IT-Planungsrat ein Vorschlag für den zu beschließenden Standard vorgelegt.
Dieses Dokument beschreibt Regelungsgegenstand und Geltungsbereich des Standards sowie die Anforderungen an den Standard. Es dient damit als Grundlage für die Analyse und Bewertung möglicher Lösungen für den beschriebenen Standardisierungsbedarf. Zugleich bildet es die Grundlage für den IT-Planungsratsbeschluss über den einzusetzenden Standard, nachdem Analyse und Bewertung möglicher Lösungen vorliegen.
Die Bedarfsbeschreibung behält ihre Gültigkeit bis zu Fassung eines neuen Beschlusses zur Standardisierung in ihrem Geltungsbereich. Sie dient während dieser Zeit Entscheidern bei der Frage, ob der durch den IT-Planungsrat verabschiedete Standard im jeweiligen Fall anzuwenden ist, als Orientierungshilfe.
