SMI.Transformation - Prozessoptimierung | Beteiligungsportal Staatsministerium des Innern

1) Sehen Sie in Ihrer Organisationseinheit derzeit einen Arbeitsprozess mit hohem Optimierungspotenzial hinsichtlich Effizienz und Effektivität? Benennen Sie diesen!

Bitte reichen Sie aktuell zunächst nur Ideen ein, die kurzfristig, ohne große Neuinvestitionen und pragmatisch umsetzbar sind.

2) Welche der folgenden Problemtypen konnten Sie beobachten?

Überproduktion

Bestände

Wartezeiten

Transport

Bewegungen

Fehler und Nacharbeit

Überbearbeitung

Ungenutztes Potenzial von Mitarbeitenden

Mehrfachnennungen sind möglich 1) Überproduktion – Erstellung unnötiger Berichte, mehrfaches Ausfüllen von Formularen oder redundante E-Mails. 2) Bestände – übervolle Eingangskörbe, unbearbeitete Anträge oder unübersichtliche digitale Ablagen. 3) Wartezeiten – Verzögerungen durch langwierige Genehmigungswege, fehlende Informationen oder Systembrüche. 4) Transport – unnötige Akten- und Datenbewegungen zwischen Organisationseinheiten oder Standorten. 5) Bewegungen – ineffiziente Arbeitsschritte am Arbeitsplatz, etwa durch schlechte Softwareergonomie oder umständliche Ablagestrukturen. 6) Fehler und Nacharbeit – Korrekturen durch falsch erfasste Daten, doppelte Bearbeitungsschritte oder unklare Zuständigkeiten. 7) Überbearbeitung – zu detaillierte Prüfungen, Mehrfachfreigaben oder das Erfassen derselben Daten in unterschiedlichen Systemen. 8) Ungenutztes Potenzial von Mitarbeitenden – fehlende Einbindung von Wissen und Verbesserungsvorschlägen, geringe Gestaltungsspielräume.

Bitte beschreiben Sie die Problemtypen.

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