Funktion

Basisanforderung

Informieren

Informationen auf der Plattform verwalten
Informationen zu einem E-Partizipationsprojekt über Vorhaben, Planungen oder Entscheidungen auf der Plattform öffentlich verfügbar zu machen, stellt die unterste Stufe der Partizipation dar. Ein Content Management System (CMS), mit dem Text, Bilder und andere Medien einfach verwaltet werden können ist daher eine Basisanforderung für die Plattform. Die Plattform trennt dabei die Inhalte von der Form, der Redakteur auf Verwaltungsseite kann ohne HTML-Kenntnisse die Seiten bearbeiten.

Die Plattform stellt außerdem einen sogenannten Rich-Text-Editor bereit, mit dem Texte wie in einer Textverarbeitungs-Software erstellt werden können oder in den bestehenden Texten per Copy-and-Paste kopiert werden können. Mit dem Editor können Bilder und Videos eingefügt werden, die die Plattform wie den Content verwaltet. Gängige Formate, wie Word-DOC, ODF, PDF, JPG oder PNG werden dabei unterstützt.

Beteiligungsverfahren sind nicht formalisiert; für viele die sich beteiligen, ist ein solches Verfahren neu. Daher ist es wichtig, viele Informationen über den Prozess zu geben; darüber wie man mitmacht (Regeln für das Kommentieren), wie die Beiträge in den (Entscheidungs-)Prozess mit aufgenommen werden. (Aufklappbare) FAQs können helfen. Eine Prozess-Visualisierung kann helfen (als Grafik – oder als Status-Anzeige). Kurz gesagt: Die Website braucht gut strukturierte CMS-Seiten.

Termine verwalten und ankündigen
Nahezu jedes Beteiligungsverfahren bringt eine Reihe von Terminen mit sich, die auf der E-Partizipationsplattform veröffentlich werden sollen. Mit der Plattform kann der Mitarbeiter in der Verwaltung diese Termine einstellen und verwalten.
Als Beteiligter kann er mit Hilfe einer Kalenderfunktion außerdem alle kommenden und vergangenen Termine einsehen. Ggf. sollten auf den Unterseiten für die vergangenen Termine anschließend Dokumentationen der Veranstaltungen zur Verfügung gestellt werden können.

Beitragen und Kommentieren

Kommentare oder Bewertung erstellen
Funktionen die eine Rückmeldung in Richtung Verwaltung oder Vorhabenträger erlauben, sind ein wesentlicher Bestandteil für E-Partizipation. In der Basisfunktionalität bietet die Plattform für die Nutzer die Möglichkeit, einen Textkommentar über ein Eingabefeld abzuschicken. Ist durch die Plattform die Kommentarfunktion nur für eingeloggte Nutzer vorgesehen, wird der Login-Status vorher überprüft und es wird gegebenenfalls eine Registrierung angeboten.

Um einen niederschwelligen Einstieg für die Beteiligung anzubieten, stellt die Plattform eine Bewertungsmöglichkeit von bestehenden Kommentaren zur Verfügung. Die Nutzer drücken dann über ein von Facebook bekanntes „Gefällt mir“ oder über ein Sternesystem (z. B. 1 bis 5 Sterne) ihre Meinung zum konkreten Nutzerkommentar aus. Mehrfache Stimmabgaben eines Teilnehmers für denselben Beitrag werden durch das System verhindert. Dazu werden Cookies, die IP-Adresse oder das Profil der Abstimmenden verwendet.

Die Bereitstellung einer „Gefällt mir“-Funktion, die Zustimmung zu einer Meinung Ausdruck verleihen kann, kann darüber hinaus in einem Verfahren dazu führen, dass weniger Dublette (Beiträge mit identischem Inhalt) bei der Verwaltung eingehen. Wenn Nutzer ein Argument unterstützen möchten, können sie diese somit durch einen Klick tun, und müssen nicht einen neuen Beitrag mit gleichem Inhalt einsenden.

Benachrichtigungsfunktion
Damit Beteiligte einer E-Partizipationsplattform über wichtige Verfahrensschritte oder die Ergebnisse am Ende eines Verfahrens informiert werden können, stellt die Software einen Dienst zur Verfügung, bei dem sich Interessierte mit Ihrer E-Mail-Adresse registrieren können. Die Registrierung wird dabei datenschutzkonform über ein Double-Opt-in-Verfahren durchgeführt, das heißt erst nach Bestätigung der Anmeldung wird der Nutzer zum Abonnenten. Zudem kann sich der Abonnent jederzeit durch einen Link in den Benachrichtigungen oder durch eine Funktion auf der Plattform abmelden. Die Abonnenten dieses Dienstes erhalten neue Aktivitäten automatisiert als E-Mail.

Integration von Vor-Ort-Veranstaltungen
Vor-Ort-Veranstaltungen werden oft als zusätzliche Bausteine im Rahmen eines Online-Partizipationsverfahren eingesetzt. Zur Integration bietet die Plattform die Möglichkeit, bestehende Live-Streams einer Veranstaltung zu integrieren und den Online-Besuchern, die nicht vor Ort sind, zu beteiligen. Voraussetzung für die Integration ist die Bereitstellung des Live-Streams durch einen technischen Dienstleister.

Registrieren und Verwalten von Benutzern

Registrierung
Damit die Diskussionen zu einem Partizipationsprojekt sachlich und nachvollziehbar verlaufen, ist die Registrierung der Teilnehmer mit Nutzername, E-Mail-Adresse und Passwort zu empfehlen. Die Plattform stellt bei der Anmeldung mit dem Double-Opt-in-Verfahren sicher, dass sich Beteiligte nicht unter falscher oder fremder E-Mail-Adresse anmelden können. Nach einmaliger Anmeldung melden sich die Beteiligten mit E-Mail-Adresse/Nutzername und Passwort an.

Die Registrierung mit einer gültigen E-Mail-Adresse ist vor allem auch für die Aufgaben der Moderation eines Verfahrens wichtig. Nur so kann sichergestellt werden, dass Nutzer, die gegen die Nutzungsregeln verstoßen, via E-Mail angeschrieben und auf den Verstoß aufmerksam gemacht werden können und im äußersten Fall vom Verfahren ausgeschlossen werden können.

Die Plattform stellt eine Funktion zur Verfügung, die bei vergessenem Passwort aufgerufen wird und einen Link per E-Mail verschickt, mit dem das Passwort zurückgesetzt werden kann. Der Nutzer kann auf der Plattform auf sein Profil zugreifen und dort sein Passwort ändern.

Damit die Beteiligten ohne Neuregistrierung die Plattform nutzen können, kann durch die Plattform eine Authentifizierung über einen Drittanbieter wie Facebook, Google oder Twitter bereitgestellt werden. Die Beteiligten authentifizieren sich bei dieser Form mit ihren bestehenden Nutzer- und Passwortdaten.

Benutzerverwaltung
Die Plattform stellt für die Verwaltungsseite eine Administrationsfunktion zur Verfügung, mit der die Benutzer bearbeitet, freigeschaltet, gelöscht, gesperrt oder neu hinzugefügt werden können. Bei einer hohen Anzahl von Benutzern erleichtert die Plattform die Navigation über die Benutzerlisten durch Sortierfunktionen nach Name, E-Mail-Adresse oder Anmeldedatum und bietet eine Suche nach diesen Kriterien an. Der Zusammenhang zwischen dem Benutzer und den Aktivitäten wird in der Plattform visualisiert, so kann der Administrator zum Beispiel auf einen Blick sehen, welche Beiträge ein Benutzer abgegeben hat und kann so zur Moderationsfunktion wechseln.

Rechte- und Rollen-Management
Die Plattform bietet für die Verwaltung die Möglichkeit, unterschiedliche Rollen anzulegen und Rechte zur Nutzung der Funktionen zu vergeben. Mit dem Rechte- und Rollen-Management ist die Verwaltung in der Lage, Berechtigungen für beispielsweise Moderatoren, Abgabe einer Voting-Bewertung oder Abgabe eines Kommentars anzulegen und damit genau steuern, welcher Benutzerkreis welche Funktionen nutzen darf. Durch das Rollen- und Rechte-Management kann die Verwaltung eine Partizipation innerhalb eines geschlossenen Benutzerkreises durchführen, in dem zum Beispiel nur betroffenen Beteiligte in der Plattform angelegt werden und nur diese Gruppe Zugriff auf das Partizipationsprojekt erhält.

Teilen in Sozialen Medien

Sharing-Funktion zu sozialen Netzwerken
Die Erfahrung aus E-Partizipationsprojekten zeigt, dass Beteiligte besser erreicht werden können, wenn verschiedene Kommunikationskanäle zur Bewerbung der Verfahren im Allgemeinen oder des eigenen, konkreten Beitrags genutzt werden. Mit Hilfe einer Sharing-Funktion wird das Teilen von Informationen in sozialen Netzwerken, wie zum Beispiel Facebook oder Twitter unterstützt. Beteiligte können mit dieser Funktion einen Inhalt in eigenem Namen unter Freunden teilen. Die Plattform stellt dazu eine Schaltfläche auf den entsprechenden Seiten zur Verfügung. Damit der geteilte Link einfach verstanden wird und mit Titel, Beschreibung und Vorschaubild auf dem sozialen Netzwerk erscheint, stellt die Plattform durch das Content Management System die entsprechenden Meta-Tags zur Verfügung.

Die Sharing-Funktionen sind außerdem datenschutzkonform umgesetzt, das heißt es werden nicht Standardlösungen der Netzwerk-Betreiber genutzt, sondern eine Lösung wie zum Beispiel c‘t Shariff von Heise. Durch diese Lösung ist sichergestellt, dass persönliche Daten erst dann abgefragt werden können, wenn der Nutzer auf die entsprechende Schaltfläche geklickt hat.

Moderieren

Beiträge moderieren
Mit Hilfe der Moderationsfunktion kann der Nutzer auf Verwaltungsseite in die Aktivitäten der Beteiligten eingreifen. Dazu stellt die Plattform eine Übersicht der Kommentare und Bewertungen zur Verfügung. Die Kommentare können nach Datum, Titel, Referenz zur Kommentarstelle und Verfasser sortiert werden. Eine Suchfunktion erlaubt die Suche im Volltext der Kommentare und nach E-Mail-Adresse und Name der Verfasser. Die Oberfläche erlaubt es, mehrere Kommentare zu markieren, diese zu publizieren, zu depublizieren oder zu löschen.

Auswerten

Auswertungs- und Statistikfunktionen
Der Erfolg eines E-Partizipationsprojekts kann mit einer Vielzahl von Messwerten zu Zugriffen, Navigationspfaden, Kommentar- oder Bewertungsaktivitäten gemessen werden. Die Plattform stellt dazu eine Auswertungsmöglichkeit bereit, die mindestens tagesaktuell einen Überblick über das E-Partizipationsprojekt gibt. Die Darstellung lehnt sich an gängige Webanalyse-Produkte, wie zum Beispiel Google Analytics oder Piwik an und bietet sowohl einen Einstieg auf einen Blick in einer Art Cockpit als auch die Möglichkeit, detaillierte Zahlen auszuwerten. Die Auswertungen werden durch sinnvolle Diagramme visualisiert. Der Nutzer auf Verwaltungsseite hat die Möglichkeit, sich einen Bericht aus der Plattform oder die Rohdaten der Statistik zu Auswertungszwecken zu exportieren.

Exportieren

Exportfunktion
Zur Auswertung des E-Partizipationsprojekts stellt die Plattform der Verwaltung Funktionen zum Export zur Verfügung und erleichtert die Bearbeitung und Auswertung der Beteiligungsverfahren. Der Nutzer der Verwaltung erhält alle Aktivitäten, v. a. alle Beiträge der Nutzer, die während der Laufzeit entstanden sind in digitaler und zeitlich nachvollziehbarer Form.
Damit der Export der Partizipationsbeiträge den Bedürfnissen der Verwaltung entspricht, kann der Export konfiguriert werden. So können zum Beispiel die Informationen, die Teil des Exports sein sollen sowie deren Reihenfolge gewählt werden, so dass die Nachbearbeitung effizienter gestaltet wird.

Funktion

Erweiterung der Basisfunktion

Informieren

Teilnehmer eines Termins verwalten
Eine Erweiterung der Terminverwaltung stellt ein Teilnehmermanagement dar. Die Plattform bietet dabei die Möglichkeit, sich zu einem bestimmten Termin anzumelden und versendet eine Bestätigung zu dem Termin. Zur Erinnerung kann der Termin in einem Import-Format für den eigenen Kalender auf dem Smartphone heruntergeladen oder zugeschickt werden.

Als Mitglied der Verwaltung bietet die Plattform die Möglichkeit, eine maximale Anzahl von Teilnehmer zu definieren und den Stand der Anmeldungen zu einem Termin zu überwachen. Gleichzeitig kann die Verwaltung dadurch Teilnehmerlisten aller angemeldeten Benutzer einsehen und exportieren.

Newsletter-Funktion
Ein Newsletter sieht die redaktionelle Erstellung einer Info-Mail durch die Verwaltung vor. Die Plattform stellt dazu eine Funktion zur Verfügung mit der ein Redakteur die Artikel des Newsletters bearbeiten kann. Er kann dazu bestehende Artikel aus dem CMS verwenden oder neue Artikel auf der Plattform verfassen. Die Verwendung von Templates stellt sicher, dass der Newsletter im gleichbleibenden Design verschickt wird. Der Redakteur hat außerdem die Möglichkeit, die Abonnenten des Newsletters zu verwalten, einen Newsletter testweise an einzelne Nutzer zu verschicken und statistische Daten zu Versand und Nutzung abzurufen.
Alternativ zur aktiven Anmeldung an einem Newsletter, kann das Interesse an einem Abonnement bei jeder neuen Registrierung direkt abgefragt werden. Neue Nutzer entscheiden sich dadurch gleich zu Beginn, welche Benachrichtigungen sie erhalten möchten.

Begleitung von Vor-Ort-Veranstaltungen
Eine stärkere Integration von Online- und Vor-Ort-Beteiligungsphasen kann durch eine Online-Plattform unterstützt werden. Dazu bietet die Plattform für die Verwaltung eine Möglichkeit, bestehende Inhalte möglichst plakativ für die Präsentation über einen Beamer bereitzustellen. Die Vor-Ort-Beteiligung kann durch Voting-Funktionen, die mit einem Smartphone bedient werden können, unterstützt werden und es wird sichergestellt, dass Vor-Ort-Beiträge in die Plattform zurückfließen.

Beitragen und Kommentieren

Verschlagwortung von Beiträgen
Die Plattform bietet den Beteiligten die Möglichkeit, eigene Beitrag mit Schlagwörtern zu versehen. Bereits genutzte Schlagwörter werden den Anwendern bei der Erstellung automatisch vorgeschlagen, so dass Duplikate oder ähnliche Schlagwörter mit unterschiedlicher Schreibweise vermieden werden. Alternativ kann ein festgelegtes Set an Kategorien für Beiträge von Nutzern vorgegeben werden.
Die Schlagwörter können von den Nutzern auch zur Sortierung bzw. Filterung von Beiträgen verwendet werden, um zum Beispiel alle Beiträge mit einem bestimmten Stichwort zu finden. Gleichzeitig können die von Nutzern vergebenen Schlagworte für ihre Beiträge die Auswertung des Verfahrens vorbereiten bzw. erleichtern.

Auswerten

Vorsortierung
Mit der Vorsortierung wird der Verwaltung eine Funktion zur Verfügung gestellt, die eine Zuordnung von Beiträgen oder eine Sortierung erlaubt.

Damit können einzelne Beiträge mit Kategorien versehen werden oder Beiträge in mehrere Beiträge aufgespalten werden (bspw. weil sich der Beitrag auf unterschiedliche Themen bezieht oder weil nur ein kleiner Teil relevant für das Verfahren ist und in den Export mit aufgenommen werden sollte).

Dublettenerkennung
Die Plattform bietet die Möglichkeit, ähnliche Stellungnahmen oder Kommentare zu erkennen und diese zusammengefasst zu exportieren. Dabei sucht die Plattform nach Kombinationen von ähnlichen Begriffen und bildet eine Vorsortierung aller Beiträge. Die Verwaltung wird dadurch bei der Auswertung unterstützt.

Exportieren

Wahl zwischen mehreren Exportformaten
Die Plattform bietet eine Bandbreite von gängigen Exportformaten an. Je nach Szenario kann eine tabellarische Form oder die Textform die Weiterbearbeitung erleichtern. Technisch werden gängige Office-Formate und technische Standards wie Microsoft Office, Open Office oder CSV (Comma Separated Values) unterstützt.

Entscheidend ist, dass der Export die Auswertung in der Verwaltung optimal vorbereitet; in manchen Fällen kann das eine Excel-Liste sein, in anderen Verfahren besser ein Word-Dokument mit einem zuvor festgelegten Layout.

Strukturierter Export
Die Plattform stellt Funktionen für den strukturierten Export zur Verfügung. In dem Export kann der Mitarbeiter der Verwaltung erkennen, zu welchen Stellen Kommentare oder Voting-Stimmen abgegeben wurden. Die Struktur von Kommentaren, Zitaten und moderierenden Kommentaren wird in dem Export deutlich.