Zahlreiche Leitfäden zur Konzeption, Planung und Durchführung von Beteiligungsverfahren wurden in den letzten Jahren veröffentlicht. Die darin beschriebenen Erfolgsfaktoren sind für E-Partizipationsvorhaben ebenso relevant und sollten stets berücksichtigt werden. Beispielweise ist häufig die Bewerbung der Verfahren noch ausbaufähig: Gut konzipierte Beteiligungsverfahren werden auf den Weg gebracht und attraktive Online-Angebote geschaffen, doch aufgrund einer geringen Öffentlichkeitsarbeit erfahren zu wenige Bürger von den Verfahren. Dies macht sich dann spätestens bei der Reichweite der Online-Verfahren bemerkbar. Bei der Bekanntmachung und der Umsetzung sollte daher auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Nutzer eingegangen werden. Nicht alle Beteiligten sind bereit, sich ausgiebig mit einem Thema zu befassen und wünschen sich bspw. oftmals zusammenfassende Informationen. Außerdem kann nicht erwartet werden, dass die Zielgruppe die Webseiten der Behörden regelmäßig besuchen und sind wahrscheinlich eher über Soziale Kanäle erreichbar.
Daneben kann häufig schon die Wahl des Themas über den Erfolg des einen Beteiligungsprozesses entscheiden. Denn wenn die zu Beteiligenden ihre Betroffenheit durch das politische Programm oder die Planung nicht erkennen und keine Interesse daran haben, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, kommt es dadurch meist zu wenigen Rückmeldungen. Ein Online-Angebot kann seinen Beitrag dazu leisten, das Thema leicht verständlich zu erklären und interaktive Elemente dafür nutzen, Zusammenhänge oder das Für und Wider im Vorfeld einer Entscheidung darzustellen. Auch die (interaktive) Darstellung des gesamten Entscheidungsprozesses – von Verfahrensbeginn bis zum augenblicklichen Prozessschritt – kann von großer Bedeutung sein, damit die Beteiligten Akzeptanz für das Verfahren gewinnen und ihre Spielräume erkennen können. Doch hierbei kommt es jeweils weniger auf die technischen Funktionen an – die den Kern dieser Referenzarchitektur darstellen – sondern auf gute redaktionelle Arbeit.
Kurzum: Vielfältige Faktoren spielen eine wichtige Rolle für das Gelingen eines (E-)Partizipationsverfahrens, die nichts mit der eingesetzten Technik zu tun haben. Jedoch sei an dieser Stelle ein letzter Hinweis darauf gegeben, dass schon in der konkreten Planung der Beteiligung die technischen Konsequenzen bedacht werden sollten: so hat beispielsweise die Form der eingesendeten Beiträge einen großen Einfluss auf die Auswertung der Ergebnisse. Lädt man Nutzer dazu ein, eine Umfrage mit geschlossenen Antwortmöglichkeiten (z. B. Ja-/Nein-Abstimmungen) auszufüllen, bietet diese ein niedrigschwelliges Angebot, das voraussichtlich von mehr Nutzern wahrgenommen wird als wenn sie eigenständige Kommentare formulieren sollten. Die Reichweite des Online-Angebots könnte damit gesteigert werden und zudem erhält die Verwaltung ein quantitatives Ergebnis, das mit Beendigung der Abfrage bereits ausgewertet ist und sehr leicht aufzubereiten ist. Jedoch kann ein solches, technisch leicht einzurichtendes Instrument zur problematischen Situation führen, wenn eine klare Mehrheit sich „dagegen“ ausspricht – schließlich jedoch „dafür“ entschieden wird. Daneben weiß man in aller Regel nicht, wer sich an der Umfrage beteiligt hat, also wie repräsentativ die Ergebnisse sind. Somit ist eine Umfrage mit geschlossener Antwortmöglichkeit in den seltensten Fällen zu empfehlen – wenn dieses Instrument überhaupt als eine Form von E-Partizipation bezeichnet werden kann. Diese Problematik im Umgang mit quantitativen Ergebnissen findet sich auch in Form von Votings von Ideen oder Argumenten. Diese Formate liefern sowohl attraktive Mitmach-Angebote für bestimmte Zielgruppen als auch schnelle Ergebnisse; bringen hinsichtlich der Qualität der Beteiligung und dem Umgang mit den Ergebnissen jedoch erhebliche Nachteile mit sich. In der Öffentlichkeitsbeteiligung sollte daher stets versucht werden, offene Kanäle für Rückmeldungen oder Dialog-Angebote anzubieten, bei denen sich Nutzer aufeinander beziehen können. Welche technischen Lösungen möglich sind, damit die Auswertung dieser vielfältigen Rückmeldungen der Öffentlichkeit in angemessenem Umfang durchzuführen ist, behalten wir daher bei der folgenden Beschreibung der Referenzarchitektur stets im Blick.
Ein bedeutende Möglichkeit im Rahmen von Beteiligungsprozessen, die insbesondere bei Onlinebeteiligungsverfahren besser zur Verfügung steht als mit bisherigen, traditionellen Instrumenten, ist das Aufzeigen von Ergebnissen oder konkretem Feedback zu Beiträgen während der Beteiligungsphase. Gerade dieses Transparentmachen der nächsten Schritte (die im demokratischen Prozess selbstverständlich von Berücksichtigung/Annahme bis hin zur Ablehnung reichen kann), wäre ein wichtiger Faktor für die konzeptionelle Erstellung guter E-Partizipationssoftware. Leider findet sich unserer Wahrnehmung nach im gesamten Entwurf der Referenzarchitektur kein Hinweis darauf, die detaillierter auf mögliche Funktionalität von Feedback, Follow-up und Transparentmachen des Gesamtprozesses eines Beteiligungsanliegens eingeht.
