Inhaltliche und technische Fragen zum ITOF 2024:

Sächsische Staatskanzlei: Referat41@sk.sachsen.de

Organisatorischen Fragen zum ITOF 2024:

Agentur: organisation@itof2024.org, Tel: 0371 / 481 67 67 0

1. Das 11. IT- und Organisationsforum Sachsen (ITOF 2024) richtet sich grundsätzlich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltungen. Dazu zählen:

• Entscheidungsträger/-innen der öffentlichen Verwaltung aus Ländern und Kommunen (Ministerien, Fachbehörden, Kommunale Spitzenverbände, etc.)
• Fachleute aus Ländern und Kommunen aus den Bereichen IT, E-Government, Verwaltungsmodernisierung und aus der Wissenschaft
• Mitglieder aus Parlamenten aller föderalen Ebenen sowie deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Verantwortliche für IT-Sicherheit und Datenschutz
• Personalvertretungen

2. Die Teilnahme an der Veranstaltung ist für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltungen des Landes Sachsen und der sächsischen Kommunen kostenlos und ausschließlich nach erfolgter Anmeldung über das Online-Buchungssystem auf diesem Beteiligungsportal des Freistaates Sachsen möglich. Für alle anderen Teilnehmer ist die Teilnahme kostenpflichtig. Interessenten erhalten nach erfolgreicher Online-Anmeldung zunächst eine Buchungsbestätigung per E-Mail. Bis spätestens 22.02.2024 erhalten Sie dann die Einladungsmail mit dem Buchungscode. Die Einladungsmail berechtigt zur Teilnahme an der Veranstaltung.
3. Die Anzahl der Teilnehmenden ist begrenzt. Anmeldungen werden in der Reihenfolge des Eingangs berücksichtigt. Das Organisationsteam (Sächsische Staatskanzlei, Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung, Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste) behält sich vor, Anmeldungen von Personen, die nicht zu dem oben angeführten Adressatenkreis angehören, abzulehnen.
4. Mit Ihrer Anmeldung nehmen Sie die in der Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen personenbezogener Daten zur Kenntnis und willigen in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Teilnahme an der Veranstaltung ein.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der der Anmeldung und Organisation der Online-Veranstaltung erfolgt in dem Beteiligungsportal des Freistaates Sachsen auf dem Server der Sächsischen Staatskanzlei. Dritte außerhalb der Sächsischen Staatskanzlei haben keinen Zugriff auf diese Daten. Es ist auch nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an Dritte zu übermitteln.

Die Sächsische Staatskanzlei trifft alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung auf Dauer sicherzustellen. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen wird regelmäßig überprüft und an den Stand der Technik angepasst.

Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt. Zugriff haben nur Beschäftigte, die entsprechend verpflichtet und geschult sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die diese Informationen nicht unbefugt an Dritte weitergeben oder sonst verwerten.

5. Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung im Rahmen der Veranstaltung wird erteilt und dokumentiert, indem Sie den Anmeldebutton betätigen und an der Veranstaltung teilnehmen.

Im Rahmen der Veranstaltung können entsprechende Aufnahmen elektronisch verarbeitet und veröffentlicht werden. Die Bildaufnahmen werden einzelne oder Gruppen von Teilnehmern zeigen, die nicht im Mittelpunkt des Bildes stehen. Medienvertreter, die Sächsische Staatskanzlei sowie deren Kooperationspartner der Veranstaltung können die Aufnahmen zur Information der Öffentlichkeit publizieren. Dies betrifft insbesondere die Veröffentlichung auf www.sachsen.de, auf Social-Media-Kanälen der Sächsischen Staatsregierung (Facebook, Twitter, Instagram) und in Printmedien (Informationsbroschüren, Pressemitteilungen, Präsentationen). Jede teilnehmende Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Anfertigung von Bild- und Tonaufnahmen, die ihre Person betreffen, Widerspruch einzulegen. Der Widerspruch ist der vor Ort Bild- oder Tonaufnahmen fertigenden Person mitzuteilen.

A) Zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Anmeldung und Veranstaltungsmanagement

Mit der Anmeldung zur Veranstaltung 11. IT- und Organisationsforum Sachsen (ITOF 2024) werden zu den Zwecken der Organisation und der Teilnahme an der oben genannten Veranstaltung Ihre Anmeldedaten, die angegebenen, personenbezogenen Daten (Anrede, Titel, Name, Vorname, Organisation, Adresse der Organisation, Mailadresse), von der Sächsischen Staatskanzlei als Gastgeber gespeichert und in einem Einladungsverteiler für die Organisation und Durchführung des Forums genutzt.

Teilnahme an der Veranstaltung

Im Rahmen der Veranstaltung werden Bild- und Tonaufnahmen angefertigt und veröffentlicht.

B) Datenschutzrechtliche Informationen nach Artikel 13 Absatz 1 und 2 Datenschutz-Grundverordnung

1. Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des zuständigen Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher:

Sächsische Staatskanzlei
Referat IT-Grundsatz, IT-Rechts und IT-Haushaltsangelegenheiten, Gremien Bund-Länder-Kommunen
Archivstraße 1
01097 Dresden
referat41@sk.sachsen.de

Datenschutzbeauftragter:

Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Sächsischen Staatskanzlei
E-Mail: datenschutz@sk.sachsen.de

2. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie verarbeitete personenbezogene Daten

a) Zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung werden folgende Daten verarbeitet:

Anrede, Titel, Name, Vorname, Organisation, Funktion, Adresse der Organisation, Mailadresse

b) Zur Information der Öffentlichkeit über die Veranstaltung werden Bild- und Tonaufnahmen angefertigt, veröffentlicht und weitergegeben.

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Zu 2a) Die Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten zur Organisation und Durchführung des ITOF 2024 erfolgen aufgrund Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 lit. e Datenschutz-Grundverordnung.

Zu 2b) Die beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten erfolgen aufgrund von Einwilligungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) Datenschutz-Grundverordnung.

4. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern von personenbezogener Daten

Innerhalb unserer Behörde erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der unter Ziffer 2 genannten Zwecke benötigen.

Die Realisierung der Veranstaltung wird im Auftrag der Sächsischen Staatskanzlei durch die Bietergemeinschaft c-events Feine Arbeit, Haus E alltag&anders und Exelsior Events, Schönherrstraße 8, 09113 Chemnitz geleistet. Zu diesem Zweck besteht zwischen den genannten Parteien ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag nach den Artikeln 28 und 29 Datenschutz-Grundverordnung. Dabei handelt es sich um einen Vertrag, in dem sich die Bietergemeinschaft c-events Feine Arbeit, Haus E alltag&anders und Exelsior Events dazu verpflichtet, die Daten der Nutzer zu schützen, entsprechend der Datenschutzbestimmungen im Auftrag der Sächsischen Staatskanzlei zu verarbeiten und nur mit Zustimmung an Dritte weiter zu geben.

5. Dauer der Speicherung oder Kriterien für die Festlegung der Dauer der Speicherung

Wir verarbeiten Ihre Daten solange es zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben und den sonstigen unter Ziffer 2 genannten Zwecken erforderlich ist bzw. bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Ihre Daten, die zur Teilnahme und für die Realisierung der Veranstaltung notwendig sind bzw. währenddessen anfallen, werden einen Monat lang aufbewahrt; sonstige Anmeldedaten drei Monate.

6. Drittlandtransfers

Drittlandtransfers von Daten erfolgen nicht.

7. Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

•            Recht auf Auskunft über Sie betreffende personenbezogene Daten (Artikel 15 Datenschutz-
              Grundverordnung)
•            Recht auf Berichtigung Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten (Artikel 16
              Datenschutz-Grundverordnung)
•            Recht auf Löschung personenbezogener Daten (Artikel 17 Datenschutz-Grundverordnung)
•            Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Artikel 18
              Datenschutz-Grundverordnung)
•            Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten (Artikel 21
              Datenschutz-Grundverordnung).
•            Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Artikel 7 Absatz 3
              Datenschutz-Grundverordnung). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßig-
              keit der auf ihrer Grundlage bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Sie haben nach Artikel 77 Datenschutz-Grundverordnung das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

8. Zuständige Aufsichtsbehörde

Die Sächsische Datenschutzbeauftragte

Hausanschrift:
Kontor am Landtag
Devrientstraße 5
01067 Dresden

E-Mail: post@sdtb.sachsen.de
https://www.datenschutz.sachsen.de