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Öffentlichkeitsbeteiligung zur Referenzarchitektur für E-Partizipationssoftware

Inhaltsverzeichnis

  • Referenzarchitektur für E-Partizipationssoftware
    • 2 Einführung E-Partizipation
    • 3 Anforderungen an die Software: Basisfunktionen
      • 3.1 User Stories
      • 3.2 Arbeitsprozesse beachten
    • 4 Konkrete Anwendungsfelder: Szenario-spezifische Anforderungen
      • 4.1 Szenario 1: Rückmeldungen zu einem Text einholen
        • 4.1.1 User Stories
        • 4.1.2 Notwendige und wünschenswerte Anforderungen
        • 4.1.3 Exkurs: Innovative Ansätze für E-Partizipation
      • 4.2 Szenario 2: Rückmeldungen zu einer räumlichen Planung einholen
        • 4.2.1 User Stories
        • 4.2.2 Notwendige und wünschenswerte Anforderungen
        • 4.2.3 Exkurs: Innovative Ansätze für E-Partizipation
      • 4.3 Szenario 3: Ideen zu einem Thema sammeln
        • 4.3.1 User Stories
        • 4.3.2 Notwendige und wünschenswerte Anforderungen
        • 4.3.3 Exkurs: Innovative Ansätze für die Anwendung der Funktionen
      • 4.4 Auswertung von Beteiligungsverfahren
    • 5 Technische Umsetzung
      • 5.1 Nicht-funktionale Anforderungen und Spezifikation
        • 5.1.1 Usability, Barrierefreiheit und Responsivität
        • 5.1.2 Mandantenfähigkeit
        • 5.1.3 Interoperabilität
        • 5.1.4 Operabilität
        • 5.1.5 Wartbarkeit, Erweiterbarkeit und Flexibilität
        • 5.1.6 Skalierbarkeit, Performanz und Verfügbarkeit
        • 5.1.7 Informationssicherheit und Datenschutz
        • 5.1.8 Open-Source-Basis
        • 5.1.9 Unterstützung offener Standards
        • 5.1.10 Exkurs: Innovative Ansätze für E-Partizipation
      • 5.2 Strukturelle Merkmale und Rahmenbedingungen
      • 5.3 Referenzarchitektur für E-Partizipationslösungen
        • 5.3.1 Zielsetzungen einer Referenzarchitektur
        • 5.3.2 Entwicklungsansätze
        • 5.3.3 Aufbau der Referenzarchitektur für E-Partizipationslösungen
        • 5.3.4 Interoperabilität als Schlüsselanforderung
        • 5.3.5 Exemplarischer Aufbau
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4.2.1 User Stories

Beteiligte

Als Bürger oder Vertreter eines Interessenverbandes möchte ich zunächst das Vorhaben verstehen: Ich möchte wissen, wo was gebaut werden soll und ob ich oder die Interessen meines Verbandes davon konkret betroffen sein könnten. Eine Visualisierung der Planung würde mir sicher helfen. Mich interessieren außerdem der Zeitplan und die Phasen im Genehmigungsprozess, welche Untersuchungen bereits stattgefunden haben und wie ich mich in der aktuellen Öffentlichkeitsbeteiligung informieren und beteiligen kann.

Meine Bedenken bzgl. der Planung möchte ich leicht einsenden können. Ob ich das anonym oder öffentlich tun möchte, hängt vom Verfahren ab. Wenn ich meine Eingabe direkt auf einer Karte eingeben könnte, würde mir das in bestimmten Fällen helfen, bspw. wenn ich den Standort einer zu schützenden Fläche ausweisen möchte oder einen Hinweis an einer konkrete Stelle im Plan geben möchte.

Nach Abschluss des Verfahrens möchte ich darüber informiert werden, ob mein Hinweis einen Einfluss auf die Planung genommen hat und falls nicht wieso.

Aus der User Story „Beteiligte“ im Szenario 2 ergeben sich somit die folgenden funktionalen Anforderungen:

Visualisierung von räumlicher Planung

Eingabemöglichkeit von räumlichen Informationen, wie zum Beispiel Flächen oder Punkte auf einer Karte

Verwaltung/Vorhabenträger

Als Mitarbeiter in der Verwaltung oder eines Vorhabenträgers möchte ich leicht alle wichtigen Informationen über den Planungsgegenstand und das Verfahren online zur Verfügung stellen können. Für die Visualisierung der Planung muss es technische bzw. fachliche Unterstützung geben oder eine Schnittstelle, die Daten, die der Verwaltung bereits vorliegen, einfach verarbeiten und darstellen kann.

Die Daten, die bei uns ankommen, sollten möglichst gut strukturiert sein. Am besten sollten die Rückmeldungen schon vorsortiert und von Dubletten bereinigt sein. Außerdem würde es in bestimmten Verfahren helfen, wenn ich direkt im System einzelne Beiträge zusammenfassen und unterschiedlichen Kollegen zuweisen könnte, die für die jeweilige Prüfung und Beantwortung zuständig sind.

Ein auf diese Weise strukturiertes Auswertungssystem, das Teil der Online-Plattform ist, würde es erleichtern, qualifizierte Rückmeldungen zu jedem konkreten Hinweis zu geben. Die Übersicht über die Rückmeldungen sollte dann für einen Erörterungstermin genutzt werden können.

Besonderheit Schriftformerfordernis

Besteht bei dem Vorhaben die Anforderung des Schriftformerfordernisses für die Einsendungen der Anliegen, muss es eine elektronische, sichere, der Schriftformerfordernis äquivalente Authentifizierung geben, damit die Daten rechtssicher weiterverarbeitet verarbeitet werden können.

Aus der User Story „Verwaltung/Vorhabenträger“ im Szenario 2 ergeben sich somit die folgenden funktionalen Anforderungen:

Möglichkeit, Daten zur räumlichen Planung leicht als Visualisierung in digitale Karte einzupflegen

Möglichkeit, für Textbeiträge Antworten formulieren und diese als Übersicht veröffentlichen zu können

Möglichkeit, Textbeiträge direkt im System (vor Export) zu zerteilen und einzelnen Verwaltungsmitarbeitern zuweisen zu können

Bei Schriftformerfordernis: Eine rechtssichere Form der Einsendung der Stellungnahmen

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Vorhabenträger - User Stories

Die Anforderungen könnten wie folgt strukturiert werden: A) Vorbereitung der Beteiligung: - Anlegen eines Verfahrens - optional: Zuteilung zu einem Planungsbüro - Angabe von Metadaten, wie zum Beispiel dem Namen, Beteiligungszeitraum - Einpflegen der Planzeichnung: Die interaktive Karte muss im Idealfall nur noch durch den Layer des Plans ergänzt werden, da die Standard-Grundkarten bereits aus den Voreinstellungen kopiert wurden. - Einpflege von Textdokumenten: Zentrale Dokumente sollten in einer übersichtlichen Form dargestellt werden, z.B. absatzgenaue Gliederung. Ein Import sollte für ein Word-Dokument funktionieren. - Einpflege von PDF Dokumenten: Die PDFs sollen einfach und sicher hochgeladen werden können. Für mehr Übersichtlichkeit können die PDFs einer Kategorie zugeordnet werden. Für das PDF sollte festgelegt werden, ob es rein informativ ist, oder ob hierzu eine Stellungnahme abgegeben werden kann. - Einpflege von Mitteilungen für Institutionen oder die Öffentlichkeit - Sofern Institutionen eingeladen werden sollen, wäre eine Einladungsfunktion hilfreich. Die Institutionen könnten über einen Zugang direkt auf das Verfahren zugreifen. - Die Steuerung der Zugriffsrechte von Beteiligten Institutionen und der Öffentlichkeit sollten getrennt voneinander funktionieren. B) Auswertung der eingegangenen Stellungnahmen: - Darstellung aller Stellungnahmen mit den Metadaten (u.a. Organisation, Verfasser, Einreichungsdatum, gesetzte Bezüge, ID, Anhänge) in einer übersichtlichen Darstellung, die gefiltert und sortiert werden kann. - Einpflegemöglichkeit von Stellungnahmen. - Darstellung von Bearbeitungsstati für Stellungnahmen. - Eingabe oder Import von Schlagwörtern (ggf. mit Textbaustein), um die Stellungnahmen damit zu versehen und für die Antwort mit Textbausteinen arbeiten zu können. - Zerteilung der Stellungnahmen in einzelne Bereiche, die Mitarbeitern zur Bearbeitung zugewiesen werden können. - Ausgabe der Darstellung von Stellungnahmen und der zugehörigen Antworten in verschiedenen Formaten, jeweils in der Variante einer anonymisierten Darstellung. - Möglichkeit der Versendung der Stellungnahme inkl. Antwort an den Absender per Mail, sofern die Adresse bekannt ist. - Exportmöglichkeit des gesamten Verfahrens mit allen Inhalten für Verfahrensträger - Dokumentation von Verfahrensveränderungen in einem Protokoll Schriftformerfordernis: Die Formanforderung muss im Funktionsbereich der Beteiligten umgesetzt werden. Sie sollten die Möglichkeit haben, eine bzw. mehrere Stellungnahmen zu signieren, um die Form zu wahren. Für den Verfahrensträger muss die Information über eine Signatur o.ä. sichtbar und prüfbar sein.

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Beteiligte - User Stories

A) Sichtung der Unterlagen: "Die Planungsdokumente möchte ich in einer strukturierten Form einsehen können, damit ein Überblick der umfangreichen Unterlagen rasch gewonnen werden kann." - Visualisierung von räumlicher Planung - Darstellung von Sachdateninformationen für flächenspezifische Festsetzungen - Auswahl unterschiedlicher Grundkarten - Ergänzung von benutzerdefinierten Kartenschichten: Es wäre hilfreich, wenn insbesondere Behörden und Träger öffentlicher Belange fachspezifische Kartenschichten (Layer) einbinden könnten, um eine benutzerspezifische Sicht auf die Planzeichnung zu erhalten. - Strukturierte Darstellung der textlichen Dokumente, z.B. in einer absatzweisen Darstellung - Download aller Planunterlagen als PDF B) Stellungnahmen verfassen und einreichen - Eingabemöglichkeit von räumlichen Informationen, wie zum Beispiel Flächen oder Punkte in der Karte - absatzgenauer Bezug zu Planungsdokumenten - Kombination aus Stellungnahmetext, Absatzbezug und räumlicher Verortung - für beteiligte Behörden und Institutionen: mehrstufiger Workflow zur Einreichung von Stellungnahmen beim Verfahrensträger inklusive Rückdelegationsverfahren - Export von Stellungnahmen nach einer vorgegebenen Sortierung - Export des Verfahrens inkl. Stellungnahmen, Unterlagen und möglichen Anhängen für die Dokumentation

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Beteiligte

Beteiligte sind Bürgerinnen und Bürger, Behörden und sonstige Träger öffentlicher Belange.

Gegenstände

Übersicht

Informationen

Übersicht
  • Hintergrund zur Beteiligung
  • Design Thinking-Workshop
  • Entwurf Referenzarchitektur (Download *.pdf 1.8 MB)
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